PASSO A PASSO
Deseja ofertar uma Atividade de Extensão, mas não sabe como começar?
Preparamos um passo-a-passo introdutório para que você possa desenvolver e encaminhar sua proposta.
1. Escrever a proposta
2. Definir a Equipe
3. Encaminhar às Instâncias de aprovação e validação
4. Atribuições da Coordenação de uma Atividade de Extensão
5. Prazo de Vigência e Renovação
6. Encerrar uma Atividade no SIEX
1. Escrever a proposta
A(o) Proponente deve formular uma proposta por escrito e encaminhá-la a seu respectivo Departamento para aprovação em Câmara Departamental. Após aprovado, o formulário segue para o Cenex-EBA validar a inclusão no SIEX.
Esta proposta deve seguir os campos do formulário modelo do Sistema de Informação da Extensão – SIEX.
Na página do SIEX, clique em “Inserir” (Curso, Evento, Prestação de Serviço, Projeto, Programa) existente no menu à esquerda.
A(o) Proponente deve preencher os campos solicitados e clicar no botão “Salvar e Avançar”, no fim da página inicial.
A página seguinte solicita informações sobre a Equipe do Projeto, onde serão inseridos os dados sobre integrantes da atividade, é possível incluir informações sobre membros mesmo que sejam externos à comunidade da UFMG.
Neste momento, ainda não é possível validar o Projeto no SIEX, quando então será gerado um número de código para o projeto. Mas as informações já estão gravadas no sistema. Para conseguir validá-lo é necessário ter a aprovação das instâncias da Unidade (geralmente a Câmara Departamental do departamento correspondente e a Congregação). Nesta página de formulário, porém, é possível imprimir todos os campos já preenchidos anteriormente. Após o preenchimento completo, a proposta deve ser impressa e encaminhada ao respectivo Departamento. Verifique com seu departamento se é possível enviar o arquivo digital em formato PDF em vez de ter que imprimí-lo.
2. Definindo a Equipe
A(o) Proponente será a(o) responsável pela coordenação da atividade. A equipe do Projeto deve estar sempre atualizada e deve conter informações de contato. Em caso de Cursos de Extensão, a equipe deve conter o(a) Professor(a) que irá ministrá-lo, efetivamente.
O(a) Coordenador(a) da atividade deve ser um(a) servidor(a) público(a) com vínculo na Escola de Belas Artes. Em caso da oferta ser um Curso de Extensão, o(a) Professor(a) da atividade pode ser o(a) próprio Coordenador(a), ou algum outro servidor, ou mesmo um profissional externo à Universidade, desde que este tenha sua capacidade devidamente comprovada na área de conhecimento a ser ofertada. A indicação de profissionais externos e a devida comprovação de sua competência é de responsabilidade da(o) Proponente e será avaliada pela Câmara Departamental.
3. Encaminhamento às instâncias de aprovação e validação
Após encaminhar a proposta ao Departamento, a Câmara Departamental tem a responsabilidade de avaliar e aprovar a proposta, levando em consideração a pertinência e o caráter extensionista da atividade.
É importante notar que, ao aprovar, a Câmara Departamental aprova também o prazo de vigência. Em geral, é recomendável é um prazo entre 2 e 3 anos. A Câmara deve levar em consideração se o Proponente possui alguma previsão de afastamento de suas funções. Caso a Coordenadora, ou Coordenador, venha a se afastar de suas funções durante a vigência da atividade, será necessário indicar um substituto para coordenar o Projeto, atualizando as informações de Equipe. Este ficará responsável por atualizar informações e resultados no SIEX.
Ou, ainda, a Coordenadora, ou Coordenador, poderá finalizá-lo, concluindo a atividade antes de se afastar de suas funções.
A Câmara Departamental deve encaminhar o projeto aprovado à Congregação da EBA para validação na instância máxima da Unidade.
Após validado pela Congregação, a documentação segue para registro no CENEX-EBA, onde a Proposta será, finalmente, incluida no SIEX e a Coordenadora, ou Coordenador, terá acesso por meio de seu login pessoal no Minha UFMG.
No caso de Cursos de Extensão, as atividades podem ser gratuitas ou não.
Atividades com recursos provenientes de pagamentos de matrículas, inscrições, mensalidades, etc. devem ser registradas junto à uma instituição que esteja apta a realizar a gestão de atividades desta natureza. É vedado à Coordenadora, ou Coordenador, e à Unidade de Ensino fazer, diretamente, a gestão deste tipo recurso.
Devido à oferta de Cursos de Extensão na Escola de Belas Artes ser numerosa e, muitas vezes envolver articulações complexas de horários e espaços de aula, com mais de 20 Cursos por semestre e centenas de alunos, o CENEX-EBA tem ofertado à nossa Comunidade o serviço de gestão destas atividades junto aos Coordenadores.
Esta gestão inclui o devido encaminhamento à Fundep (preenchimento de formulários específicos e planilhas de previsão); organização dos projetos por cada departamento da EBA; a definição e adequação dos espaços físicos junto à SLOP; a divulgação dos Cursos no site da EBA e nas redes sociais e afins; o atendimento de modo presencial no guichê do Cenex-EBA e por telefone ao público interessado; a formatação dos contratos no caso de Professores externos; auxílio na formulação de planilha de valores com cálculo de hora/aula relativa a número de vagas e os devidos impostos; a definição de Bolsas de gratuidade seguindo os parâmetros legais (uma vaga obrigatória a cada dez inscritos para o caso de cursos com alunos pagantes); os cancelamentos junto à Fundep; o atendimento a alunos durante a vigência de atividades; o atendimento a Professores externos; recebimento do registro de diários de Classe por parte dos ministrantes de Cursos; a emissão de Certificados e arquivamento no histórico da Extensão.
É importante notar que a Coordenadora, ou Coordenador, tem autonomia para fazer a gestão de sua atividade diretamente com a Fundep, ou outra instituição apta a fazê-lo, ficando, então, a seus cuidados todos os trâmites citados acima.
4. Atribuições da Coordenação de uma Atividade de Extensão
A Coordenadora, ou Coordenador, tem por atribuições manter as informações relativas à atividade atualizadas no SIEX. E deve estar atento ao prazo de vigência de sua atividade.
No caso específico de Cursos de Extensão, deve orientar e dar apoio ao Professor do Curso durante todo o período de vigência do Projeto; fornecer informações relevantes, em texto e imagem (se possível), para que o CENEX-EBA possa fazer a divulgação; atualizar as informações no SIEX ao final do Curso e mantê-las atualizadas, especialmente as informações referentes à atividade de modo geral a cada semestre, informando o público atingido, incluindo o número de matrículas e o número de alunos que finalizaram a atividade; mesmo se a atividade proposta não tiver ocorrido no semestre ou tiver sido cancelada é necessário fazer este registro no histórico do projeto no SIEX, enquanto o projeto continuar vigente.
5. Prazo de Vigência e Renovação
Todas as atividades de Extensão devem ser aprovadas pela Câmara Departamental correspondente à servidora ou ao servidor proponente. Ao aprovar, é estabelecido um prazo de vigência para a atividade. É recomendável que esta vigência não ultrapasse o período de dois anos, em equivalência aos mandatos de integrantes da Câmara Departamental que aprovaram a atividade.
Caso a atividade vá se prolongar para além de sua vigência, a Coordenação deve encaminhar à Camara Departamental uma solicitação de renovação da atividade para que esta possa ser atualizada no SIEX. É recomendável que a solicitação de renovação esteja acompanhada de informações sobre Resultados Atingidos pela atividade.
Em caso de afastamento da coordenação durante a vigência de uma atividade, é necessário informar, previamente, o Departamento referente e determinar uma nova pessoa apta a assumir a coordenação da atividade durante o período de afastamento.